Правила написания деловых писем

Видео по теме:

Шаблоны деловых писем - Антон Краснобабцев

Многие вопросы в современном мире сами собой откладываются в долгий ящик – созвониться не получается,...

Правила написания деловых писем

Общая информационная подготовка (убедить, побудить, информировать, заинтересовать). Конкретная проблема, ради которой пишется именно это письмо. Сопутствующая этикетно — имиджевая (по усмотрению автора письма; от элементарной вежливости через эпистолярный этикет до создания эмоциональной связи с адресатом)

Что такое стержневая идея?

Это определенная Вами конкретная цель, которая устанавливается с учетом предмета письма и личности адресата. Стержневая идея – проблема ради которой пишется письмо, каждая часть письма базируется на ней и вырастает из нее.

Зачем мне писать именно об этом товаре (тема), чтобы проинформировать о его новых качествах (конкретная цель).

Как вести сбор информации по теме?
Итак, вы определили тему, то есть определили ситуацию, которая привела к данной проблеме. Вы выявили проблему, то есть, конкретную цель (стержневую идею), ради которой вы собираетесь писать текст, чтобы решить её. А теперь проведите своего рода исследование: соберите как можно больше информации по теме о которой Вы будете писать (товар, событие и т.п.). Не выходите за границы темы. Не отклоняйтесь от стержневой идеи.

Сбор информации ведется по двум направлениям

Вначале собираются сведения об адресате:

• фирме (чем занимаются, сколько лет на рынке, партнеры, клиенты, финансовые возможности и т.п.);

• руководителе (должность, степень влияния, характер, религиозные и политические взгляды, национальные особенности, профессиональный уровень и т.п.).

Это делается для того, чтобы:

• побудить адресата к определенным действиям;

• получить желаемую ответную реакцию;

• привлечь внимание адресата;

• исходить из интересов адресата;

• не упускать из виду желаний адресата.

Затем необходимо собрать информацию по теме, изучив:

• законодательную базу, определяющую порядок решения вопросов такого типа;

• предшествующие документы по данному вопросу;

• рекламу, пресс-релизы, статьи, инструкции и т.п.;

• фактические данные по конкретной ситуации (в случае необходимости, побеседовав с источником информации по теме).

Методы сбора информации:

• свободный набросок в виде тезисов;

• заполнение индексных карточек;

• самоклеящиеся листочки (чтобы не забыть детали);

• список важных пунктов;

• диктофон;

• мозговой штурм.

СМОТРИМ — ПОДГОТОВКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Написать ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *